In sintesi
- Una fattura estera in valuta produce due date (documento e addebito) e due importi (in valuta e in euro effettivamente addebitati).
- Nella contabilità per cassa il costo si rileva alla data di effettivo addebito, per l'importo realmente uscito in euro.
- Ai fini IVA la conversione segue l'art. 13, c. 4, DPR 633/1972 (cambio del giorno dell'operazione o della fattura, anche BCE).
- La differenza tra i due importi (spread della carta e variazione del cambio) è un'informazione gestionale: non sostituisce il controvalore fiscale.
- Oggi questo lavoro si fa quasi sempre a mano; Esteria lo automatizza abbinando ogni fattura al suo addebito.
Perché le fatture estere sono diverse
Le fatture dei fornitori italiani transitano dal Sistema di Interscambio: arrivano nel cassetto fiscale, in formato strutturato, già in euro. Le fatture dei fornitori esteri no. Software in abbonamento, servizi cloud, advertising, marketplace e strumenti digitali vengono fatturati da società extra-UE o UE che inviano un PDF per email o lo lasciano scaricabile in un portale, spesso in dollari.
Per lo studio questo significa tre attività manuali per ogni documento: recuperarlo, trovare il pagamento corrispondente nell'estratto conto o nella carta e determinarne il controvalore in euro. È un lavoro ripetitivo, ad alto rischio di errore e difficilmente fatturabile al cliente.
Le due date: documento e addebito
La data della fattura (o dell'operazione) rileva ai fini IVA: determina il cambio da applicare e il periodo dell'integrazione. La data di effettivo addebito rileva invece per la deduzione del costo secondo il principio di cassa, che vale per i lavoratori autonomi e per le imprese in contabilità semplificata che lo applicano.
Con le carte di credito e i pagamenti ricorrenti le due date cadono spesso in mesi diversi: una fattura del 30 settembre addebitata il 1° ottobre è un costo di ottobre. È il caso che, lavorando a mano, si sbaglia più facilmente, perché chi registra parte dalla fattura e non dal movimento.
I due importi: valuta ed euro addebitati
Una fattura di 200,00 USD non "vale" un importo in euro: ne vale due. Il primo è il controvalore al cambio di riferimento, per esempio quello pubblicato dalla BCE; il secondo è l'importo effettivamente addebitato in euro dalla banca o dall'emittente della carta, che applica il proprio cambio e spesso una maggiorazione. Per la deduzione per cassa conta ciò che è realmente uscito dal conto.
Un esempio numerico
Fattura di un fornitore statunitense di servizi software, pagata con carta aziendale. I valori sono illustrativi.
| Voce | Data | Importo |
|---|---|---|
| Fattura del fornitore | 30/09/2026 | USD 200,00 |
| Controvalore fiscale al cambio BCE (1,1650) | 30/09/2026 | € 171,67 |
| Addebito effettivo sulla carta | 01/10/2026 | € 173,21 |
| Differenza (gestionale) | — | € 1,54 |
Per l'IVA e per l'integrazione il riferimento è il controvalore di 171,67 € al cambio del 30 settembre; lo stesso valore è il punto di partenza della registrazione in contabilità ordinaria, dove la differenza con quanto pagato diventa differenza su cambi. Per chi applica il principio di cassa, invece, il costo è di 173,21 € e appartiene a ottobre. Chi registra solo dal PDF della fattura, con un regime di cassa, sbaglia sia il mese sia l'importo.
Integrazione e autofattura: TD17, TD18, TD19
Per gli acquisti da fornitori non residenti l'imposta è assolta dal committente con il meccanismo dell'inversione contabile (reverse charge). Il documento di integrazione o autofattura si trasmette allo SdI con il tipo documento TD17 (acquisto di servizi dall'estero), TD18 (acquisto di beni intracomunitari) o TD19 (acquisto di beni già presenti in Italia da soggetti non residenti), entro il 15 del mese successivo a quello di ricezione della fattura o di effettuazione dell'operazione. L'obbligo riguarda anche i contribuenti in regime forfettario.
Per compilarlo correttamente servono gli stessi dati che Esteria raccoglie e verifica: fornitore, identificativo fiscale, numero e data del documento, valuta e imponibile.
Come si automatizza
Esteria affronta il problema come una riconciliazione bancaria, partendo dal movimento e non dalla fattura:
- le fatture arrivano via email e vengono lette in automatico (PDF, FatturaPA, UBL), verificando che siano intestate alla partita IVA del cliente;
- i movimenti di conti, carte e PayPal vengono importati da file o da conti collegati;
- ogni fattura viene abbinata al suo addebito per importo, fornitore e data;
- all'abbinamento si affiancano il controvalore fiscale (cambio BCE alla data della fattura), la data dell'operazione e l'importo addebitato in euro, e la loro differenza come dato gestionale;
- il commercialista consulta il rendiconto, gli addebiti senza fattura e le fatture senza movimento, ed esporta i dati.
Esteria non trasmette documenti allo SdI e non sostituisce il gestionale: è un rendiconto operativo che prepara i dati per la registrazione e per l'integrazione, con cambio fiscale e cambio dell'addebito tenuti separati. Il criterio di registrazione resta una scelta del commercialista.
Domande frequenti sulle fatture estere
A quale data si registra il costo di una fattura estera pagata con carta?
Per chi determina il reddito con il principio di cassa (lavoratori autonomi, art. 54 TUIR; imprese in contabilità semplificata per cassa) il costo rileva alla data del pagamento, cioè dell'effettivo addebito. Con la carta di credito la prassi considera il pagamento effettuato alla data di utilizzo della carta (data operazione), non alla data valuta dell'addebito in conto, che per le carte a saldo può cadere settimane dopo. In contabilità ordinaria vale invece la competenza. In ogni caso il criterio va concordato con il proprio commercialista e applicato in modo coerente.
Quale cambio si usa per convertire in euro una fattura in valuta?
Per l'IVA, l'art. 13, comma 4, del DPR 633/1972 prevede il cambio del giorno di effettuazione dell'operazione o, se non indicato, della data della fattura, ammettendo il tasso di riferimento pubblicato dalla Banca centrale europea (per le valute principali i cambi di riferimento di Banca d'Italia coincidono con quelli BCE). Per il costo deducibile per cassa conta invece l'importo effettivamente uscito in euro, spread compreso.
Entro quando va fatta l'integrazione di una fattura estera?
Il documento di integrazione o autofattura (TD17 per i servizi, TD18 per i beni intra-UE, TD19 per i beni già in Italia) va trasmesso allo SdI entro il 15 del mese successivo a quello di ricezione della fattura o di effettuazione dell'operazione.
Contenuto informativo di carattere generale, aggiornato alla data indicata. Non costituisce consulenza fiscale: per il trattamento del singolo caso fai riferimento al tuo commercialista.